Impresii despre un proiect deosebit și despre o experiență frumoasă trăită în ultimele trei luni

Tatiana AMBROCI,

șef de bibliotecă,

Colegiul de Construcții din Chișinău,

 președintele Secțiunii ABRM

„Biblioteci de colegii și școli profesionale”

            

Am avut fericita ocazie de a fi selectată, ca reprezentant al bibliotecilor de colegii și școli profesionale, pentru a participa în cadrul proiectului Consolidarea capacității instituționale ABRM, implementat cu suportul financiar al AO IREX Moldova și Programul Novateca în perioada martie-noiembrie 2015. Ideea proiectului a apărut din necesitatea de a restructura Asociația Bibliotecarilor și a o transforma într-o instituție mai fiabilă, transparentă și eficientă. Chiar de la bun început m-am angajat să urmez agenda proiectului și să mă implic activ în diverse activități: interviuri, focus-grupuri, ateliere de lucru, sesiuni de mentoring, follow-up, elaborarea și promovarea Manualului de politici și proceduri ale ABRM, organizarea evenimentelor de promovare a proiectului în general.

            Prima activitate din cadrul Proiectului a fost training-ul Sporirea durabilității ABRM și impulsionarea colectării fondurilor. Pe lângă faptul că am luat cunoștință de un domeniu nou pentru mine, un exercițiu foarte bun a fost revizuirea și analiza Strategiei ABRM din perspectiva acoperirii financiare a activităților planificate și a posibilităților de găsire a surselor de venit accesibile pentru ABRM în scopul realizării acestora. Am învățat, în baza unei povești de Fundraising,  care sunt tehnicile și metodele de colectare de fonduri,  noutate pentru mine fiind Crowdfunding, despre care nu am știut nimic până atunci. Am învățat regulile de aur ale Fundraisingului: identificarea donatorilor reali și potențiali, crearea unei baze de date sau  a unei matrice ale donatorilor, identificarea motivațiilor convingătoare pentru a obține fonduri, în baza proiectelor actuale și de viitor ale ABRM,  crearea unei echipe puternice de Fundraising, elaborarea unui plan de colectare de fonduri. În cadrul trainingului am încercat să elaborăm în echipă un plan de colectare de fonduri pentru o activitate planificată în Strategia ABRM. Am descoperit lipsa Biroului executiv, care ar elabora și ar realiza planuri de colectare de fonduri, este,  de fapt, veriga slabă a Asociației. Pentru ca Biroul dat să fie un organ mereu în activitate  este nevoie de ajustat Statutul ABRM, în special, compartimentul privind structura ABRM, precum și de concretizat atribuțiile fiecărui element de structură. Pentru a fi mai convingător, trainerul a prezentat câteva istorii de succes în colectarea de fonduri ale unor organizații, colective și persoane individuale.

            Al doilea training  – Dezvoltarea resurselor umane și ajustarea structurii ABRM – s-a axat pe analiza structurii actuale a ABRM, prin prisma prevederilor  statutare și prezentarea unei structuri adecvate pentru un ONG, cu divizarea responsabilităților între  Consiliul ABRM / Biroul Executiv și Președintele  ABRM / Biroul Executiv ABRM. Un exercițiu foarte util a fost analiza comparativă a priorităților din Planului de acțiuni al Strategiei ABRM și a nivelului de dezvoltare a resurselor umane din cadrul Biroului și Consiliului ABRM. Am învățat care ar trebui să fie responsabilitățile Bordului ABRM, al Directorului și Biroului Executiv. Lucruri utile am aflat în cadrul trainingului din 30 aprilie privind  gestionarea resurselor umane, elementul de noutate pentru mine fiind elaborarea Planului de dezvoltare personală, ca instrument de dezvoltare a resurselor umane în cadrul ABRM, sincronizarea acestuia cu Planul de Acțiuni al Strategiei ABRM.

            În cadrul trainingului nr. 3 din cadrul Proiectului Consolidarea capacităților organizaționale ABRM  am învățat cum să elaborăm și să dezvoltăm proiecte pentru ABRM. Am învățat care sunt elementele esențiale ale proiectului și ciclul de gestionare a acestuia, care este structura cererii de finanțare. Cel mai provocator exercițiu de echipă a fost identificarea unei idei de proiect, reieșind din necesitățile stipulate în Strategia ABRM. Trei echipe formate au inițiat trei idei originale de proiecte pentru ABRM, au stabilit scopul și obiectivele, au formulat justificarea proiectului și au schițat un plan de acțiuni de implementare a proiectului. Am învățat să elaborăm bugetul proiectului, această activitate fiind cea mai anevoioasă pentru echipe.

            Pentru mine participarea în cadrul Proiectului Consolidarea capacităților organizaționale ABRM  e o reală plăcere și o ocazie de a-mi structura mult mai bine informațiile pe care le aveam referitor la elaborarea de proiecte, gestionarea resurselor umane, colectarea de fonduri, dar și de a afla multe lucruri noi.  Mi-a plăcut mult modul de abordare a traningurilor, care au fost axate pe documentele și activitățile  ABRM, metodele dinamice și interactive utilizate. Am beneficiat de un trainer profesionist, cu experiență și creativitate. Exercițiile au fost foarte utile pentru asimilarea informației. Agenda acțiunilor de formare, însuși acțiunile de organizare au fost făcute în așa mod, ca să ne simțim foarte bine și confortabil.

Ce urmează de făcut? Credem că următoarele:

·         crearea urgentă a echipei  Biroului executiv al ABRM;

·         identificarea potențialilor donatori și finanțatori ai ABRM;

·         elaborarea  Planului de colectare de fonduri / fundraising;

·         diversificarea surselor de colectare de fonduri pentru ABRM;

·         asigurarea acoperirii financiare  pentru activitățile din Planul de acțiuni al Strategiei ABRM;

·         modificarea statutară  a structurii ABRM în corespundere cu structura unui ONG;

·         evaluarea necesităților de dezvoltare a resurselor umane din cadrul ABRM;

·         elaborarea Fișelor de post pentru membrii ABRM;

·         elaborarea și utilizarea Planului de dezvoltare personală ca instrument de dezvoltare a resurselor umane;

·         elaborarea proiectelor pe diferite domenii, reieșind din activitățile strategice planificate, din prioritățile stabilite pentru următorii cinci ani și transmiterea acestora diferitor donatori;

·         preluarea de către Consiliul ABRM, de către participanții la Proiectul Consolidarea capacităților organizaționale ABRM a atribuțiilor Biroului Executiv până la crearea echipei, cu predarea ulterioară a responsabilităților.

          Mulțumesc pentru această ocazie oferită de Programul Novateca și Asociația Bibliotecarilor și sper să reușesc să pun în practică tot ce am învățat în cadrul acestor trei traininguri și, poate, să mai particip și la alte cursuri de acest gen.